माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के कॉम्पोनेन्ट? Component of MS Office in hindi?

 

MS Office Package के अंतर्गत आनेवाले Component (Application Software) है….

• Microsoft Word:- यह एक Word Processing Program है जिसमे हमलोग किसी भी प्रकार की Document को With Formatting Create करते है।
• Microsoft Excel:- यह एक Spreadsheet Program है जिसका उपयोग डेटा को Organize, Format तथा Calculate करने के लिए किया जा सकता है।
• Microsoft Power Point:- यह एक Presentation Creation Programe है जिसमे हमलोग School, College, Office इत्यादि के लिए अच्छी Presentation बना सकते है।
• Microsoft Access:- यह एक Database Management Program है जिसमे छोटी से लेकर बड़ी-बड़ी Database को एक सही वे में रख सकते है। इसमें हमें Form, Table, Report इत्यादि Create करने की पूरी सुविधा मिलती है।
• Microsoft Publisher:- यह Desktop Publishing के काम में आनेवाले Program है जिसमे हमलोग व्यक्तिगत या व्यावसायिक जरूरतों के लिए Template, Business Card, Calendar, Brochure, Newsletter इत्यादि बना सकते है।
• Microsoft Outlook:- यह माइक्रोसॉफ्ट के द्वारा दिया जानेवाला एक Email Management Program है जिसका उपयोग स्टैंड-अलोन ऐप के रूप में किया जा सकता है। इसको हम एक प्रकार से Email Box तरह यूज़ करते है।
• Microsoft One Note:- यह एक प्रकार का Digital Notebook है जिसका उपयोग हमलोग कोई भी Note लिखने के लिए करते है। इसमें डाटा Automatically Save तथा Synchronize होते रहते है।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का इतिहास? History of MS Office in hindi?

 

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के इतिहास की बात करें तो यह C++ Programming Language में लिखा गया 30 साल पुराना Software है, इनकी शुरुवात सर्वप्रथम सन् 1989 में माइक्रोसॉफ्ट कॉर्पोरेशन द्वारा पहले Mac ऑपरेटिंग सिस्टम के लिए किया गया। उसके बाद सन् 1990 में Microsoft Windows के लिए प्रथम संस्करण लाया गया फिर आगे कई संस्करण आये, “Microsoft Office – 2019” इसका वर्तमान संस्करण है।

प्रथम संस्करण के दौरान यह बहुत ही साधारण था साथ ही उस वक्त इसमें केवल Word, Excel तथा Power Point ही था एमएस ऑफिस क्या है वो भी बहुत ही काम फंक्शन के साथ परंतु जैसे-जैसे इसके नए-नए संस्करण आते गए इनमे काफी बदलाव होता गया। आज के Office की बात करें तो यह Windows तथा Mac दोनों के लिए काफी Advance हो चूका है इसमें कई सारे नए-नए फंक्शन जोड़े जा चुके है। आज यह केवल Computer Platform तक ही सिमित नहीं है बल्कि Smartphone, Tablet इत्यादि के लिए भी MS Office की Android Version उपलब्ध है।

 

एमएस-ऑफिस के प्रोग्राम :

 

माइक्रोसॉफ्ट विंडोज के अंतर्गत आने वाले कार्य निम्नलिखित अनुसार है :

• एमएस-वर्ड (MS-Word) या (Word)
• एमएस-एक्सेल (MS-Excel) या Excel 
• पावर पॉइंट (Power Point)
• एमएस-एक्सेस (MS-Access) या एक्सेस (Access)
• MS-OneNote 
• MS-Outlook 
• MS-Publisher 
• MS-Share point 

एमएस-ऑफिस के  प्रोग्राम मूल रूप में अलग अलग तरह के कार्यों को करने के लिए निर्मित किये गए है, लेकिन इन सभी की कार्य प्रणाली लगभग एक जैसी ही है, जिससे एक प्रोग्राम पर कार्य करना सीखने के बाद दूसरों को सीखना सरल हो जाता है। एमएस ऑफिस क्या है यही नहीं एमएस- ऑफिस के एक प्रोग्राम से दूसरे प्रोग्राम में कई चित्र, सामग्री या सूचना लाना और  ले जाना बहुत ही आसान होता है।  इसलिए इनसे हर प्रकार के मिश्रित कार्य का भी कम्पूटरीकरण किया जा सकता है।

एमएस-ऑफिस के सभी प्रोग्रामों को हार्डडिस्क में स्थापित करने के लिए लगभग 70 मेगाबाइट स्पेस की आवश्यकता होती है।  यह आवश्यकता विंडोज़ तथा डॉस ऑपरेटिंग  सिस्टमो की जरुरत के अलावा है। यदि आप इन सभी प्रोग्रामों को स्थापित  चाहे तो केवल चुने हुए प्रोग्रामों  स्थापित करके कम स्थान में भी कार्य कर सकते है।
एमएस-ऑफिस के उपरोक्त प्रमुख प्रोग्रामों का संक्षिप्त परिचय निचे दिया गया है।

एमएस-वर्ड (MS-Word)

 

यह एक वर्ड प्रोसेसिंग पैकेज है , जिसमे साधारण दैनिक पत्र व्यवहार से लेकर डेस्कटॉप पब्लिशिंग स्तर तक के सभी कार्य सुविधपूर्वक किये जा सकते है।  इसमें आप text ही नहीं चित्र या ग्राफ़िक्स  सरलता से तैयार  सकते है।

एमएस-वर्ड को संक्षेप में वर्ड (Word) भी कहा जाता है। इसमें परम्परागत मेन्युओ तथा कुंजीपटल के शॉर्टकट्स (Shortcuts) के साथ ही टूल बार्स (Tool Bars) की सुविधा भी उपलब्ध है।  प्रत्येक टूल बार कई बटन लगे होते है , जिनमे में प्रत्येक किसी विशेष आदेश के बराबर होता है।  टूल बार में किसी बटन को माउस पॉइंटर से क्लिक कर देने पर संबंधित आदेश प्रारम्भ हो जाता है, जिससे कोई कार्य किया जाता है।  उदाहरण के लिए, किसी टेक्स्ट को बोल्ड करना , किसी फाइल को सुरक्षित (save) करना या छपवाना आदि कार्य आप सम्बन्धित बटन को क्लिक करके ही सम्पन्न कर सकते है।  इतना ही नहीं, आप इसमें अपने नए टूल बार तथा मेन्यू भी बना सकते है।

डेस्क टॉप प्रकाशन सम्बन्धी कार्यों में एमएस-वर्ड बहुत उपयोगी होता है, क्युकी यह शीर्षक (Headings), अनुक्रमणिक (Table of Contents), निर्देशिका (Index) आदि  बहुत तेजी से बना सकता है।  इसकी विशेषता यह भी है की जब आप कोई शब्द टाइप करते है, तो वह उसके साथ साथ स्पेलिंग की जाँच (Check) करता रहता है तथा गलत पाए शब्दों को लाल स्याही से रेखांकित (Underline) कर देता है।  यही नहीं यदि कोई शब्द या वाक्यांश (Phrase) वर्तनी (Spelling) की दृष्टि से सही हो लेकिन पंक्चुएशन ( Punctuation) की दृष्टि से गलत हो, तो उसे हरी स्याही से रेखांकित कर दिया जाता है।  इसमें समन्तर्कोष (Thesaurus) की सुविधा भी उपलब्ध है।  एमएस-वर्ड की ऑटोफॉर्मॅट (Autoformat) विशेषता आपकी पाठ्य सामग्री की जांच करके उसे अच्छी प्रकार फॉर्मेट करके तैयार कर देती है। एमएस-वर्ड में लिफाफे छापने तथा मेल-मर्ज सुविधाए भी उपलब्ध है, जो आपके कार्य को और अधिक सरल बना देती है।

एमएस-एक्सेल (MS-Excel)

यह एक विंडोज आधारित स्प्रेडशीट पैकेज है।  एमएस-ऑफिस का भाग होने के कारण यह एमएस-वर्ड से बहुत समानता रखता है। इसके अधिकांश मेन्यू, टूल बार, फॉर्मेट करने की सुविधाएँ आदि भी एमएस-वर्ड से मिलती जुलती है। एमएस ऑफिस क्या है इसलिए एमएस-वर्ड पर कार्य करना सीखने के बाद इस पर कार्य करना बहुत ही सरल होता है। अन्य स्प्रेडशीट पैकजों  इसमें फलनों (Function)  की एक बड़ी संख्या उपलब्ध है।  इसमें विभन्न प्रकार के चार्ट तथा ग्राफ केवल कुछ बटनों  क्लिक करके बनाए जा  सकते है। इनके अलावा आप स्प्रेडशीटो में दूसरे प्रोग्रामों द्वारा बनाए गए अथवा आयात (Import) किए गए फोटोग्राफ, ड्राइंग, क्लिप आर्ट, लोगो आदि भी जोड़ सकते है।

एमएस-एक्सेल में एक ही फाइल  कई वर्कशीट हो सकती है।  ऐसा करना तब उपयोगी होता है, जब एक ही प्रकार की वर्कशीट में अनेक विभागों या शाखाओं का डाटा भरकर उसे समेकित (Consolidate) करना हो अर्थात जोड़ना हो। एमएस-एक्सेल में यह कार्य चुटकियों में किया जा सकता है। एमएस-एक्सेल में सीमित  डाटा बेस की सुविधा भी उपलब्ध है। एमएस-एक्सेल से स्प्रेडशीट का कोई  भाग एमएस-वर्ड या पावर पॉइंट के डॉक्यूमेंट में सरलता से सम्मिलित किया जा सकता है।  इसमें एमएस-एक्सेल के साथ डाटा का आदान-प्रदान भी किया जा सकता है।

पावर पॉइंट (Power Point)

इस प्रोग्राम के द्वारा सेमिनारों, सभाओं, प्रशिक्षण आदि में प्रस्तुत करने के लिए स्लाइड़ो पर आधारित सामग्री तैयार की  है। इसके द्वारा कई स्लाइडों तैयार की जाती है, जिन्हे प्रस्तुतीकरण के लिए किसी भी क्रम तथा स्टाइल में लगाया जा सकता है। स्लाइडों से आप पैम्फलेट या हैंडआउट (Handout) तथा नोट्स (Notes) भी छाप सकते है।  इस प्रोग्राम में प्रस्तुतीकरण की कई स्टाइलें पहले से उपलब्ध है, जिनमे से आप अपनी रूचि के अनुसार कोई भी स्टाइल चुनकर उसका प्रयोग कर सकते है या उसको सुधार कर उपयोग में ला सकते है। आप इसमें अपनी अलग विशेष स्टाइल भी बना सकते है।

पावर पॉइंट में प्रस्तुतीकरण का अभ्यास या रिहर्सल कंप्यूटर पर किया जा सकता है। इसमें आप प्रत्येक स्लाइड का समय भी सेकेण्डों में निश्चित कर सकते है, ताकि उतनी देर में आप उस स्लाइड से संबंधित विषय पर बोल सके। आप किसी किसी स्लाइड पर लगायी गयी सामग्री पर अनेक प्रकार के ऐनिमेशन प्रभाव भी डाल सकते है। पावर पॉइंट के बहुत से टूल बार,मेन्यू आदि एमएस-ऑफिस के दूसरे प्रोग्रामों से बहुत मिलते जुलते है, जिससे इस पर कार्य करना बहुत सरल होता है। पावर पॉइंट के प्रस्तुतीकरण में आप एमएस-वर्ड, एमएस-एक्सेल, एमएस-एक्सेस आदि दूसरे प्रोग्रामों से भी सामग्री ला सकते है।  इसमें ध्वनि (Sound) के प्रस्तुतीकरण की भी सुविधा उपलब्ध है। पावर पॉइंट की सामग्री को एमएस-वर्ड के दस्तावेज़ (Document) में भी भेज सकते है।

एमएस-एक्सेस (MS-Access)

यह माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का रिलेशनल डाटाबेस (Relational Database) पैकेज है, इसमें सारणियों (Tables) के रूप में डाटा एकत्र किया जाता है।  इस डाटा को आप छांट भी सकते है तथा छाप भी सकते है।  डाटा प्रविष्ट करने के लिए स्क्रीन पर तथा कागज पर छपे हुए फॉर्म तैयार किए जा सकते है। भरे हुए डाटा से आप किसी दी हुई शर्त आधार पर सूचनाएँ भी क्वैरी (Query) द्वारा प्राप्त कर सकते है।  डाटा के विभन्न उपयोगों द्वारा रिपोर्ट, चार्ट आदि भी तैयार किया जा सकता है।

एक ही डाटाबेस में आप अनेक टेबल्स बना सकते है और उन्हें एक दूसरे से इस प्रकार संबंधित कर सकते है कि आवश्यकता होने पर विभिन्न टेबल्स से सूचनाऍ चुनकर उन्हें एक साथ लाया जा सके और वांछित रिपोर्ट निकली जा सके।  इसके अलावा और भी बहुत सी सुविधाएँ एमएस-एक्सेस  में उपलब्ध है।

MS-OneNote

MS-OneNote एक नि:शुल्क रूप शैली दस्तावेज़ में पाठ, चित्र, टेबल्स, ऑडियो और अन्य मीडिया को सेव (save) करने के लिए एक उपयोगी उपकरण है। Onenote के अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा इंटरनेट पर सांझा किया  जा सकता है। Onenote के उपयोग से आप कभी भी कही भी अपने फाइल्स और डाक्यूमेंट्स में  कोई भी जरूरी वस्तुओ को सुरक्षित (save) कर सकते है या word processor तक सीमित नहीं है।

MS-Outlook 

आउटलुक MS ऑफिस का एक एप्लीकेशन प्रोग्राम है। इसे एक स्वसम्पुर्ण अनुप्रयोग के तौर पर इसका प्रयोग किया जाता है। यह एक संगठन में बहु उपयोगकर्ताओं के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर और माइक्रोसॉफ्ट शारेपॉइंट सर्वर के सतह कार्य करता है।  इसका उपयोग मेल-बॉक्स , शेयर पॉइंट , सूची और तय कार्यक्रमों को पूरा करने इसका प्रयोग कारन उपयोगी सिद्ध हुआ है। आजकल इसका उपयोग मोबाइल फ़ोन, लैपटॉप आदि में भी किया जाता है।

MS-Publisher

MS-Publisher माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का एक डेस्कटॉप पब्लिशिंग सॉफ्टवेयर है।  जो की माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सुइट का एक भाग है।माइक्रोसॉफ्ट पब्लिशर एक ग्राफ़िक डिज़ाइन अनुप्रयोग है। माइक्रोसॉफ्ट पब्लिशर माइक्रोसॉफ्ट-वर्ड  के समान ही है , लेकिन भिन्नता यह है की यह पृष्ठ लेआउट और डिज़ाइन पर अधिक जोर देता है और शब्द संरचना और स्वरूपण पर कम जोर देता है। यह छोटे व्यवसाय के लिए डिज़ाइन और logo बनाने के लिए उपयोग होता है।  यह कम महंगे प्रकाशन विकल्प प्रदान करता है।

MS-Share point

संगठन वेबसाइट बनाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट शेयर-पॉइंट का उपयोग करते है। यदि आप किसी उपकरण से जानकारी को सांझा करने या एक्सेस करने के लिए सुरक्षित स्थान के रूप में इसका प्रयोग कर सकते है। माइक्रोसॉफ्ट शेयरपॉइंट , माइक्रोसॉफ्ट विकिपीडिया का एक ब्राउज़र आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन मंच है। माइक्रोसॉफ्ट सामग्री प्रबंधन प्रणाली है।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के संस्करण? Version list of MS Office in hindi?

 

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का पहला वर्जन MS Office 1.0 था। इसके बाद इस सॉफ्टवेयर में लगातार नए अपडेट्स किया जाता रहा है और साथ ही समय-समय पर इसके नए वर्जन भी लाए गए। इसके नए वजन में फीचर्स के साथ-साथ दुसरे प्रोग्राम भी जोड़े गए है जिस कारण वर्तमान में इसके पैकेज में कई सारे नए प्रोग्राम्स जोड़े जा चुके है।
Windows OS के लिए आज तक MS Office के निम्नलिखित Version Release किए गए है:-

• YEAR – VERSIONS
• 1990 – MS Office 1.0
• 1992 – MS Office 3.0
• 1995 – MS Office 95
• 1997 – MS Office 97
• 2000 – MS Office 2000
• 2002 – MS Office 2002
• 2003 – MS Office 2003
• 2007 – MS Office 2007
• 2010 – MS Office 2010
• 2013 – MS Office 2013
• 2016 – MS Office 2016
• 2019 – MS Office 2019

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस की विशेस्ताएं? Advantage of MS Office in hindi?

• माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस की एडवांटेज की बात करें तो इसकी सबसे बड़ी विशेषता यह है की यह User Friendly & Easy To Use है।
• इसके किसी एक Program पर कार्य कर लेने पर इसके सारे Program को यूज़ करना आसान हो जाता है, इसके सारे प्रोग्राम के ज्यादातर आप्शन एक दुसरे से मिलता-जुलता है।
• MS Office के Package में एक साथ कई प्रोग्राम आते है जो अलग-अलग तरह के कार्यों को करने की सुविधा प्रदान कराता है।
• MS Office पोपुलर होने के कारण इसे हर एक छोटे-बड़े कोर्सेज में शामिल कर लिया गया है जिससे इसे सीखना आसान है।
• यह बहुत ही सस्ती सॉफ्टवेयर है तथा आसानी से उपलब्ध है।
• इसका Installation भी बहुत ही आसान है।
• इसमें माइक्रोसॉफ्ट के द्वारा समय-समय Update दिया जाता है, जिसमे इसके सिक्यूरिटी को बढाया जाता है, Bug को हटाया जाता है तथा नए फीचर जोड़े जाते है।
• आज कल के Latest PC में ज्यादातर MS Office Pre Installed रहते है।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस कैसे सीखें

अगर आप Microsoft Office के इन टूल्स का इस्तेमाल करना सीखना चाहते है। तो आज के समय इंटरनेट पर कई सारे फ्री संसाधन मौजूद है, एमएस ऑफिस क्या है जिन्हें देखकर आप आसानी से इन टूल्स का प्रयोग करना सीख जाएंगे। कुछ प्रमुख तरीके जिनकी आप सहायता ले सकते है।

सबसे सर्वोत्तम तरीका ये है, कि आप support.microsoft.com पर विजिट करिए। यहां आपको प्रत्येक ऑफिस टूल से सम्बंधित आर्टिकल और वीडियो ट्यूटोरियल मिल जायेंगे। जिन्हें पढ़कर और देखकर आप आसानी से इन्हें इस्तेमाल करना सीख जायेंगे। यूट्यूब पर भी कई सारे ट्यूटोरियल मौजूद है, जिन्हें देखकर आप Microsoft Office से सम्बंधित स्किल्स सीख सकते है।

कई सारे ऑनलाइन कोर्स मौजूद है, जिनकी मदद से आप ऑफिस के सभी टूल्स का इस्तेमाल करना सीख सकते है। अच्छी बात ये है कि, ये काफी सस्ते होते है।